Interne controle- en risicobeheerssystemen

Interne controle in de rapportering

Interne controle- en risicobeheerssystemen in verband met de voorbereiding van de geconsolideerde jaarrekening

De volgende beschrijving van Bekaerts interne controle- en risicobeheerssystemen is gebaseerd op de ‘Internal Control Integrated Framework’ (1992) en de ‘Enterprise Risk Management Framework’ (2004), gepubliceerd door het ‘Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission’ (‘COSO’).

Controle omgeving

De organisatie van de diensten boekhouding en controle bestaat uit drie niveaus: (i) het boekhoudkundige team in de verschillende juridische entiteiten of gezamenlijke dienstencentra, verantwoordelijk voor de voorbereiding en de rapportering van de financiële informatie, (ii) de controllers op de verschillende niveaus in de organisatie (zoals fabriek en segment), verantwoordelijk voor o.a. het nazicht van de financiële informatie in hun verantwoordelijkheidsdomein, en (iii) de dienst Groepscontrole, verantwoordelijk voor het finale nazicht van de financiële informatie van de verschillende juridische entiteiten en voor de voorbereiding van de geconsolideerde jaarrekening.

Naast bovengemelde gestructureerde controles, voert het interne audit departement een risico-gebaseerd programma uit om de doeltreffendheid van de interne controle in de verschillende processen op het niveau van de juridische entiteiten te valideren en een betrouwbare financiële rapportering te verzekeren.

De geconsolideerde jaarrekening van Bekaert is opgemaakt in overeenstemming met de ‘International Financial Reporting Standards’ (IFRS), onderschreven door de Europese Unie. Die jaarrekening is eveneens conform de IFRS uitgegeven door de ‘International Accounting Standards Board’.

Alle IFRS-boekhoudnormen, richtlijnen en interpretaties, toe te passen door alle jurdische entiteiten, zijn gegroepeerd in het IFRS handboek, die beschikbaar is op het Bekaert intranet voor alle werknemers die betrokken zijn bij de financiële rapportering. Dit handboek wordt regelmatig aangepast door Groepscontrole ingeval van relevante wijzigingen in IFRS, of interpretaties ervan, en de gebruikers worden van elke dergelijke wijziging op de hoogte gebracht. IFRS-opleidingen vinden plaats in de verschillende regio’s wanneer dit noodzakelijk of geschikt geacht wordt.

De overgrote meerderheid van de vennootschappen van de Groep gebruikt Bekaerts globale ‘enterprise resource planning’ (‘ERP’) systeem, en de boekhoudkundige transacties worden ingeboekt in een uniform rekeningenstelsel, waarbij boekhoudkundige handboeken de standaard manier van boeking voor de meest relevante transacties beschrijven.

Deze boekhoudkundige handboeken worden aan de gebruikers toegelicht tijdens opleidingssessies en zijn beschikbaar op het Bekaert intranet.

Alle vennootschappen van de Groep gebruiken dezelfde software om de financiële gegevens te rapporteren voor consolidatie en externe rapporteringsdoeleinden. Een rapporteringhandboek is beschikbaar op het Bekaert intranet en opleidingen vinden plaats wanneer dit noodzakelijk of geschikt geacht wordt.

Risicobeheer

Er worden geschikte maatregelen genomen om een tijdige en kwalitatieve rapportering te garanderen en om de potentiële risico’s die gerelateerd zijn aan het financiële rapporteringsproces te beperken, met inbegrip van (i) goede coördinatie tussen de diensten Groepscommunicatie en Groepscontrole, (ii) zorgvuldige planning van alle activiteiten, met inbegrip van verantwoordelijken en timings, (iii) richtlijnen verdeeld door Groepscontrole naar de verantwoordelijken vóór de kwartaalrapportering, met inbegrip van relevante aandachtspunten, en (iv) opvolging en terugkoppeling van de stiptheid, kwaliteit en aandachtspunten om te streven naar continue verbetering.

Een kwartaalevaluatie vindt plaats over de financiële resultaten, bevindingen door het interne audit departement, en andere belangrijke controlegebeurtenissen, en de resultaten worden besproken met de commissaris.

Materiële wijzigingen in de IFRS-boekhoudnormen worden gecoördineerd door Groepscontrole, nagezien door de commissaris, gerapporteerd aan het Audit en Finance Comité, en geacteerd door de Raad van Bestuur van de vennootschap. Materiële wijzigingen in de statutaire boekhoudnormen van een vennootschap worden goedgekeurd door diens Raad van Bestuur.

Controleactiviteiten

De correcte toepassing door de juridische entiteiten van de boekhoudnormen beschreven in het IFRS handboek, alsmede de juistheid, de consistentie en de volledigheid van de gerapporteerde informatie, worden op een permanente basis nagezien door de controle-organisatie (zoals boven beschreven). Bovendien worden alle relevante entiteiten op periodieke basis gecontroleerd door het interne audit departement.
Voor de meest belangrijke onderliggende processen (verkoop, aankoop; investeringen, thesaurie, enz.) bestaan er richtlijnen en procedures die onderhevig zijn aan (i) een evaluatie door de respectieve managementteams middels een zelfbeoordelingstool, en (ii) controle door het interne audit departement op een roterende basis.

In het ERP-systeem wordt nauw toezicht gehouden op mogelijke conflicten met betrekking tot scheiding van verantwoordelijkheden.

Informatie en communicatie

Bekaert heeft in de meeste groepsvennootschappen een globaal ERP-systeemplatform ingevoerd om de efficiënte verwerking van transacties te ondersteunen en het management te voorzien van transparante en betrouwbare informatie om de operationele activiteiten te beheren, te controleren en te sturen.

De verstrekking van diensten van informatietechnologie om deze systemen te laten lopen, te onderhouden en te ontwikkelen, wordt in grote mate uitbesteed aan professionele toeleveranciers van IT-diensten die gestuurd en gecontroleerd worden door geëigende IT-controlestructuren en waarvan de kwaliteit bewaakt wordt door uitgebreide dienstverleningscontracten.

Samen met haar IT-toeleveranciers heeft Bekaert adequate managementprocessen geïmplementeerd om te verzekeren dat geschikte maatregelen op dagelijkse basis getroffen worden om de prestaties, de beschikbaarheid en de integriteit van haar IT-systemen te behouden. Op regelmatige ogenblikken wordt de geschiktheid van deze procedures nagetrokken en geauditeerd en waar nodig verder geoptimaliseerd.

Een gepaste toewijzing van verantwoordelijkheden, en coördinatie tussen de betrokken afdelingen, verzekeren een efficiënt en stipt communicatieproces van periodieke financiële informatie naar de markt. Voor het eerste en het derde kwartaal wordt een trading update gepubliceerd, terwijl alle relevante financiële informatie op halfjaarlijkse en op jaarlijkse basis wordt bekendgemaakt. Vóór de externe rapportering wordt de verkoops- en financiële informatie onderworpen aan (i) de gepaste controles door de bovengenoemde controleorganisatie, (ii) nazicht door het Audit en Finance Comité, en (iii) goedkeuring door de Raad van Bestuur van de vennootschap.

Sturing

Elke beduidende wijziging in de door Bekaert toegepaste IFRS-boekhoudnormen wordt onderworpen aan nazicht door het Audit en Finance Comité en door de Raad van Bestuur van de vennootschap, met inbegrip van het eerste gebruik van IFRS in 2000.

De leden van de Raad van Bestuur worden op periodieke basis op de hoogte gehouden van de evolutie en belangrijke wijzigingen in de onderliggende IFRS-standaarden.

Alle relevante financiële informatie wordt toegelicht aan het Audit en Finance Comité en de Raad van Bestuur om hen in staat te stellen de jaarrekening te analyseren. Alle gerelateerde persberichten worden goedgekeurd vóór hun verspreiding naar de markt.

Relevante bevindingen van het interne audit departement en/of de commissaris in verband met de toepassing van de boekhoudnormen, de geschikhheid van de richtlijnen en procedures, en de scheiding van verantwoordelijkheden, worden gerapporteerd aan het Audit en Finance Comité.

Er wordt ook een periodieke thesaurie-update voorgelegd aan het Audit en Finance Comité.
Er bestaat een procedure om het relevante bestuursorgaan van de vennootschap op korte termijn bijeen te roepen wanneer de omstandigheden dit dicteren.

Algemene controle en ERM

De Raad van Bestuur en het Bekaert Group Executive hebben de Bekaert Gedragscode goedgekeurd, die voor het eerst uitgegeven werd op 1 december 2004 en aangepast werd op 1 maart 2009. De Gedragscode bepaalt de Bekaert missie en waarden, evenals de basisprincipes van het zakendoen door Bekaert. Naleving van de Gedragscode is verplicht voor alle groepsvennootschappen. De Gedragscode maakt als Appendix 3 deel uit van het Bekaert Charter en is beschikbaar op www.bekaert.com. Meer gedetailleerd procedures en richtlijnen worden opgemaakt indien nodig om de consistente toepassing van de Gedragscode doorheen de Groep te verzekeren.
Bekaerts interne controlemodel bestaat uit een aantal groepsprocedures voor de belangrijkste bedrijfsprocessen die wereldwijd toegepast worden. Bekaert heeft diverse middelen ter beschikking om de effectiviteit en de efficiëntie van het ontwerp en de werking van het interne controlemodel constant te bewaken. Voor alle nieuwe medewerkers wordt een verplichte opleiding over interne controle georganiseerd, en er is een zelfbeoordelingstool in gebruik aan de hand waarvan de managementteams zichzelf kunnen evalueren omtrent de stand van zaken van de interne controle. Het interne audit departement bewaakt de interne controle situatie op basis van het globale model en rapporteert op elke vergadering van het Audit en Finance Comité.

Het Bekaert Groep Executive evalueert regelmatig de exposure van de Groep aan risico’s, de potentiële financiële impact daarvan, en de acties die vereist zijn om de exposure op te volgen en te beheersen.

Op verzoek van de Raad van Bestuur en het Audit en Finance Comité heeft het management een globaal “enterprise risk management” (‘ERM’) kader ontwikkeld om de Groep op een expliciete manier bij te staan bij het beheersen van onzekerheid in Bekaerts waardecreatieproces. Het kader bestaat uit de identificatie, de evaluatie en de prioritizering van de voornaamste risico’s waarmee Bekaert wordt geconfronteerd, en uit de permanente rapportering en opvolging van die voornaamste risico’s (met inbegrip van de ontwikkeling en de implementatie van risicobeheersingsplannen).

De risico’s worden in vijf categorieën geïdentificeerd: strategische, operationele, juridische, financiële en landenrisico’s. De geïdentificeerde risico’s worden op twee assen ondergebracht: waarschijnlijkheid, en impact of gevolgen. De evolutie van de risicogevoeligheid (afname, toename, stabiel) wordt eveneens gemeten teneinde de doeltreffendheid van de ondernomen acties en de potentiële wijzigingen in de risicocontext in aanmerking te nemen.
Bekaerts ERM verslag over 2012 bevat o.a. de volgende potentiële risico’s:
  • de algemene druk op de winstgevendheid (bv. algemene overcapaciteit in een zwak economisch klimaat);
  • politieke, economische of sociale instabiliteit in opkomende landen (bv. Venezuela);
  • een globalizerende concurrentie;
  • wijzigingen in de product mix van rubberversterking in eindmarkten (bv. groei in passenger banden tegenover maturiteit in vrachtwagenbanden);
  • de concentratie van activa en winst (bv. in één stad);
  • het intellectuele eigendomsrisico (een algemeen en permanent risico);
  • het risico van personeelscontinuiteit en successieplanning (bv. de toenemende mobiliteit van jongeren in opkomende markten);
  • de volatiliteit van de walsdraadprijs en de afhankelijkheid van leveranciers;
  • de kredietwaardigheid van klanten (bv. zaagdraadklanten in 2012);
  • belastingen (bv. de notionele intrest in België).
  • Share
  • Print